Закончил публикацию аудио-версии моих тезисов книги Керри Глисона "Оптимизация персональной деятельности".

Эти подкасты идут под статусом "бета-версии", поскольку поиск и отработка методов и средств для оптимальной подготовки материалов еще продолжаются. В частности, начиная с 6-ой части, начал делать записи на цифровой диктофон Sony ICD-SX78. По частотному диапазону получается гораздо лучше, чем раньше, но в плане шумов пока не оптимально, как мне кажется. Буду экспериментировать, возможно попробую программные фильтры для удаления шумов. Высокие частоты, думаю, тоже можно слегка зарезать. В стерео-режиме записи шумов меньше, но звук получается "объемный", что не очень устраивает - опять же, возможно, пост-обработка сможет помочь.

Внимательные читатели дневника уже, наверно, заметили, что в последней (9-ой) части тезисов книги Керри Глисона "Оптимизация персональной деятельности" отсутствует фраза "Продолжение следует...". Собственно, это потому что написание тезисов этой книги завершено. С чувством выполненного долга добавляю еще одну строчку в медленно, но верно пополняющийся список моих публикаций.

Теперь думаю реализовать давнюю идею по записи аудио-версии этих тезисов. Несомненно, еще предстоит дальнейший выбор формата, стиля, оборудования и технологии подготовки аудио-материала, но с бета-версией, записанной на "скорую руку" можно ознакомиться уже сейчас (к этому сообщению прикреплен mp3-файл). В данный момент очень нужны отзывы от вас, в особенности по следующим моментам: общее качество записи, нормальный ли уровень громкости, общая оценка дикции и ритма чтения. Если вы частый пользователь подобных аудио-подкастов, интересно было бы услышать ваше мнение о сравнительном качестве реализации. Отзывы можно оставлять в комменты или в приват (если вам комментарии еще не открыты).



---
Upd: Адрес моей ленты для аудио-подкастов: http://interes.rpod.ru/.

Организация работы на РМНП
Разнообразие видов и форм РМНП расширяет перечень проблем, которые могут возникнуть по сравнению с традиционными рабочими местами. Указанные ниже рекомендации помогут увеличить эффективность работы:

- Питание желательно организовать в удалении от рабочих мест, чтобы тем кто работает не мешали запахи и звуки;

- В пространстве, организованном для работы, не должно быть слишком шумно. Необходимо минимизировать возможные шумы, которые могут мешать концентрации на работе;

- Правила, принятые на РМНП в вашей организации, должны быть известны и соблюдаться всеми сотрудниками;

Обеспечение рабочего процесса
Обеспечение рабочего процесса должно постоянно выполняться, чтобы сохранить непрерывность функционирования вашей системы и ее эффективность. Оно состоит из выполнения вспомогательных этапов рабочего цикла, в которых не создается непосредственно "полезный продукт", но также необходимых для успешного перехода к следующему циклу.

Зачастую работы по обеспечению - это те самые не срочные дела, выполнение или не выполнение которых может сильно сказаться на результате в перспективе.

Обеспечение должно быть рациональным, не занимать слишком значительную часть времени от основной работы, выполняться по возможности "заодно" или "сразу". Критерием успешно выполняемого обеспечения является состояние "порядка" в системе и ее готовность к продолжению рабочего процесса в необходимом режиме.

Читать сначала - ч.1.

Рабочее место нового поколения
Применение новых технологий и методов организации рабочих мест придает им совершенно новые качества, что позволяет говорить о "рабочих местах нового поколения" (РМНП), в терминах компании Hewlett-Packard, или "рабочих местах будущего", в терминах используемых компанией Ernst & Young.

Керри Глисон выделяет пять видов организации РМНП:

1. Свободное рабочее пространство - рабочие места, которые не нужно резервировать заранее и которые могут использоваться длительный период.

2. Рабочее пространство гостиничного типа - предполагает предварительное резервирование на определенное время.

3. Рабочее пространство коллективного использования - помещения офисного типа для совместной работы, которые могут также подразделяться в зависимости от срока использования. Читать далее

При использовании концепции ОПД в командной работе и бизнесе необходимо принимать в расчет потребности ваших коллег и клиентов.

Программы, направленные на постепенное изменение бизнес-процессов могут давать более быстрый результат и более легки в реализации. Вместе с тем, добиться значительных улучшений часто удается лишь при радикальном пересмотре схемы работы, осуществить который гораздо сложнее.

Управление на рабочем месте исполнителя
Одним из самых эффективных методов управления является управление на рабочем месте исполнителей, в процессе которого руководитель обходит рабочие места подчиненных и производит непосредственное наблюдение за ходом работы.

Керри Глисон выделяет следующие причины неэффективной работы исполнителей:
"Причин много: плохие рабочие навыки, откладывание дел со дня на день, неясные представления о том, что нужно делать, нечеткое планирование, неправильная организация работы, слабое руководство и многое другое. Любопытно, что очень редко причиной плохих результатов служат недостаточная интенсивность работы или отсутствие стремления ее выполнить."

Во время обхода рабочих мест руководитель получает доступ к информации, которую он может никогда не получить сидя в своем кабинете. Общение с подчиненными улучшает взаимопонимание в команде, разъясняет принятую стратегию и способствует восприятию нового.

"Если, обходя рабочие места, вы проявляете заботу о проблемах и нуждах людей, занятых на производстве, продуктивность их труда растет."

Продолжение - ч.8.

Читать сначала - ч.1.

Контроль исполнения

В предыдущей части был рассмотрен этап планирования. Следующим этапом на пути к достижению поставленной цели является этап исполнения. Керри Глисон отмечает настойчивость в работе как важное условие получения успешного результата. Именно настойчивость поможет вам следовать плану и решать неожиданно возникающие задачи и проблемы. А чтобы знать где и когда вам эту настойчивость в очередной раз проявить, необходим процесс контроля за ходом исполнения работ.

Перечислим основные методы контроля исполнения и способы их практической реализации.

- Старайтесь не держать массу мелких деталей в памяти - вместо этого используйте эффективную систему хранения этой информации, позволяющую оперативно получить ее в нужный момент.

- Концентрируйтесь на текущих задачах. По возможности, не позволяйте другим делам отвлекать вас.

Эффективная система контроля напоминает вам о необходимости что-то сделать именно в нужный момент, а не ранее. Это может быть бумажный ежедневник или электронный журнал, содержащий даты исполнения работ. Сетевые программные средства контроля исполнения позволяют координировать деятельность рабочей группы.

В ходе контроля исполнения вы получаете информацию, позволяющую управлять процессом исполнения более оптимально, и, в случае необходимости, оперативно внести нужные коррективы.

- Регулярно выполняйте резервное сохранение и делайте копии ваших информационных систем, которые вы используете для контроля исполнения.

"Большинство людей терпит неудачи из-за недостатка настойчивости в поиске замены тех путей, которые привели их к неудаче." (высказывание Наполеона Хилла из его книги "Думай и богатей").

Продолжение - ч.7.

Читать сначала - ч.1.

Планирование

Процесс планирования позволяет получить ясную мысленную картину действий, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей.

"В киноиндустрии необходимость планирования самоочевидна и применяемая техника планирования достигла очень высокого уровня. Однако в бизнесе и в промышленности формальное планирование, в особенности планирование повседневной деятельности, не получило такого развития."

Предварительное планирование необходимо для организации эффективной работы, при этом чем масштабней задача и чем больше людей имеют к ней отношение, тем более детальное и точное планирование необходимо обеспечить.

(Суть планирования в том, что вы разделяете работу на две более узкие задачи: организацию и исполнение, что позволяет выполнить каждую из них в отдельности более эффективно.)

О стратегическом планировании:
"Стратегия целиком ориентирована на цели и в конечном счете на то, что важно для бизнеса и для вас. Без ясной долгосрочной перспективы, что бы вы не сумели сделать за день, или неделю, или год, или за всю жизнь, это не сможет привести вас к значительным результатам."

"Наибольшая опасность для большинства из нас кроется не в том, что мы стремимся к слишком высоким целям и не достигаем их, а в том, что мы ставим перед собой слишком низкие цели и добиваемся своего" (Микеланджело).

Используйте аутотренинг для мотивации себя на исполнение собственных планов:
"Все выдающиеся спортсмены, которых я интервьюировал, утверждают, что они используют в определенной форме аутотренинг и на тренировках, и на соревнованиях." (Чарлз Гарфилд. Вершина совершенства: техника аутотренинга величайших спортсменов мира.)

"Ваше внутреннее видение действует как магнит. Оно заставляет работать на себя людей, события и обстоятельства. Мысленное видение цели можно рассматривать как самоосуществившееся пророчество. То, во что верят люди, в конце концов происходит, они этого добиваются, часто бессознательно." (Джим Клеммер. На всех парах.)

"Помните, цель придает жизни смысл. Какова цель вашей жизни? Если вы этого не знаете или в этом вопросе нет ясности, постарайтесь определиться. Это и есть осознание вашей миссии."

Продолжение - ч.6.

Читать сначала - ч.1.

Для работающих с Интернет Керри Глисон советует изучить и уметь эффективно использовать поисковые сервисы, и, кроме того, не отвлекаться на посторонние ссылки которые, скорее всего, встретятся при поиске нужной информации.

Важным способом взаимодействия руководителя и его непосредственных подчиненных являются встречи один на один. При этом необходимо заранее оговорить дату и время таких встреч и предоставить возможность подготовиться к ней как руководителю, так и его подчиненному.

Обязательно уделите внимание повышению эффективности проводимых совещаний. Для этого необходимо:

• Ясно определить цели совещания.
  
• Провести предварительную подготовку всех его участников.
  
• Обеспечить порядок и последовательность при его проведении (назначьте Председателя, обладающего правом прервать дискуссию).
  
• Добиться получения решений, ведущих к поставленным целям и отвечающих на вопросы "что?", "кем?" и "когда?" должно быть сделано.
  
• Протоколировать ход совещания, принятые на нем решения и оперативно ознакомить с протоколом всех участников совещания.

В периоды работы, требующей вашей концентрации решительно останавливайте посетителей, пришедших просто поболтать.

Помните, что при следовании вышеупомянутым рекомендациям, необходимо использовать достаточно гибкий подход (иногда даже метод проб и ошибок), чтобы учесть конкретную специфику вашего бизнеса.

Продолжение - ч.5.

Читать сначала - ч.1.

Необходимо регулярно выделять время для выполнения задач с низким приоритетом, иначе они могут навсегда остаться в списке невыполненных.

Начиная работать над чем-то, не стоит забывать, что максимальная производительность вашего труда наступает не сразу. Ей предшествует период "погружения в проблему". Поэтому период работы над отдельной задачей не должен быть слишком коротким, чтобы учесть подобную "разминку". Очевидно также, что сверху этот период ограничен временем наступления утомления, после которого эффективность работы резко падает, и возникает необходимость в отдыхе для ее восстановления.

По утверждению Питера Дракера идеальная продолжительность непрерывной работы составляет 90 минут. В течение этого времени необходимо максимально сконцентрироваться на выполняемом деле, не отвлекаясь на посторонние вещи.

Дабы несрочные телефонные звонки и электронные письма не отвлекали ваше внимание в течение всего дня, выделите на их обработку определенное время.

"Люди редко ожидают немедленного ответа на переданные по электронной почте сообщения. Если вы просматриваете сообщения регулярно, скажем, утром, перед обедом и перед концом рабочего дня, этого вполне достаточно".

Продолжение - ч.4.

Читать сначала - ч.1.

Для эффективного труда важен порядок на рабочем месте. На столе необходимо держать только то, с чем сейчас ведется работа. Лишние вещи не должны отвлекать ваше внимание.

Используйте ежедневник, который напомнит вам о делах именно в тот момент, когда вам нужно начать их делать.

Регулярно выполняйте резервное сохранение ваших рабочих файлов в компьютере.

Об обработке бумажных документов (по аналогии можно организовать обработку электронной корреспонденции):
"Достаньте хотя бы три лотка и обозначьте их "Входящие документы", "Документы для рассмотрения" и "Исходящие документы". В лотке "Входящие документы" будут находиться все вновь поступившие материалы. Лоток "Документы для рассмотрения" предназначен для бумаг, с которыми вы не можете работать сейчас по не зависяцим от вас причинам. В лотке "Исходящие документы" должны находиться бумаги, работу с которыми вы закончили.".

"Мы то, что мы делаем постоянно" (Аристотель).

Для повышения эффективности вашей работы необходимо правильно распределить затрачиваемое время между выполняемыми задачами в соответствии с их приоритетом. Важно минимизировать время, затрачиваемое на не очень важные дела, с тем, чтобы большая его часть посвящалась делам наиболее важным.

Необходимо анализировать на что в действительности уходит ваше время. Для анализа структуры реальных временных затрат полезно использовать записи того, сколько было потрачено времени и на что, поскольку ваши личные ощущения могут существенно отличаться от действительности.

По возможности группируйте рутинные операции, поскольку при этом повышается эффективность их выполнения.

Продолжение - ч.3.

Читать сначала - ч.1.