Когда
Если до окончания срока действия вашего загранпаспорта осталось менее 6 месяцев, то пора задуматься о получении нового. У консульств разных стран требования к оставшемуся сроку действия загранпаспортов при оформлении визы различаются (от 3 месяцев с даты возвращения из поедки до 6 месяцев с даты подачи документов). Возможно вам придется обосновать эту причину на вопрос сотрудников паспортно-визового отдела при подаче документов. С дополнительной информацией можно ознакомиться, например, на сайте "Визового центра".

Как
Оформлением загранпаспортов в Москве ведают паспортно-визовые отделы Управления Федеральной Миграционной Службы по г. Москве. Чтобы избежать лишних визитов туда вы можете заранее ознакомиться с перечнем необходимых документов и с порядком получения паспорта на сайте УФМС по адресу: Читать далее

---
Upd: по имеющейся информации рекомендуется готовить документы сразу на паспорт нового поколения - анкету нового образца, пошлину 1000 рублей и т.д. Если количество мест работы превышает число строк в таблице pdf-файла с анкетой, то можно распечатывать второй экземпляр анкеты и заполнять его аналогично, а сведения о работе с очередной строки. Причем если место работы за (текущий месяц и год минус 10 лет) отсутствует, то указывается месяц и год "С", "По", запись "Не работал" и домашний адрес проживания на то время.